Obsazení pracovních pozic ve fiktivních firmách

16.5.2013 | Ing. Ivana Zemanová

V červnu budou studenti 2. ročníku obsazovat pracovní pozice ve dvou fiktivních firmách.

Organizační struktura fiktivní firmy bude v zásadě odpovídat struktuře středně velké firmy reálné. Protože fiktivní firma nebude vyrábět žádný produkt, nebude třeba zřizovat výrobní oddělení. Naopak bude nutné zřídit a obsadit následující útvary:


Ředitel fiktivní firmy

Ředitel bude plnit ve firmě rozhodující roli. Obdobně jako u firmy reálné bude zodpovědný za celkový chod firmy. K jeho činnostem bude patřit vedení porad, rozdělování jednotlivých úkolů oddělením, určování termínu splnění a kontrola práce jeho podřízených. Ředitel bude odpovídat za vztahy firmy k CEFIF i k jednotlivým fiktivním firmám. Na jeho dobrých organizačních schopnostech bude do značné míry záviset dobré fungování firmy jako celku. Ředitel firmy by měl mít také dobré prezentační dovednosti, protože se očekává, že na veletrzích bude představovat svoji firmu ostatním účastníkům veletrhu.

Sekretariát ředitele

Sekretariát bude odpovídat za řádné kontakty fiktivní firmy s okolím. Jeho prostřednictvím bude přicházet do firmy veškerá pošta (jak normální tak elektronická). Úkolem sekretariátu bude přijatou poštu zaregistrovat a předat příslušnému oddělení k vyřízení. Obdobným způsobem bude zajišťovat i odesílání firemní pošty. Sekretariát bude také dbát na to, aby nebyla překročena povolená kapacita velikosti e-mailové schránky a tím nebyla paralyzována elektronická komunikace.

Sekretariát by neměl plnit funkci písárny. To znamená, že odesílanou poštu si budou zajišťovat vždy příslušná oddělení v podobě vhodné přímo k odeslání.

Právní oddělení

Hlavní činnosti právního oddělení budou spojeny zejména se založením fiktivní firmy a její registrací. V této době bude právní oddělení zajišťovat veškerou dokumentaci potřebnou pro založení firmy. Po založení firmy pak může toto oddělení plnit i funkci personálního, případně i kontrolního oddělení.

Personální oddělení

Personální oddělení bude připravovat popisy pracovních pozic, zpracovávat pracovní smlouvy jednotlivých zaměstnanců, evidovat docházku a dodávat podklady pro mzdovou účtárnu.

Personální oddělení bude také zajišťovat přípravu hodnocení zaměstnanců fiktivní firmy - připraví formulář pro hodnotící pohovor a po domluvě s vyučujícím i harmonogram jednotlivých pohovorů.

Obchodní oddělení

Obchodní oddělení je nejvariabilnější složkou organizační struktury firmy. V podstatě se skládá ze dvou referátů – zásobování a odbytu. V některých fiktivních firmách pod něj spadá i marketing firmy.

Úkolem referátu zásobování bude zajistit veškeré vybavení a zásoby potřebné pro řádný chod firmy. Bude se jednat zejména o vybavení fiktivní firmy a o zásoby materiálu nezbytného pro výrobu firmy či zásoby zboží, které bude daná fiktivní firma (je-li zaměřena pouze na prodej) prodávat. S tím bude souviset pořizování veškerých písemností v této oblasti.

Úkolem referátu odbytu bude ve spolupráci s oddělením marketingu zajišťovat odbyt fiktivní firmy. S tím bude souviset zejména vyhotovování veškerých písemností spojených s odbytem - výdejky, dodací listy a faktury. K povinnostem odbytového oddělení bude patřit i vedení skladních karet hotových výrobků, případně prodávaného zboží. Ve spolupráci s účtárnou bude odbytové oddělení provádět urgenci neuhrazených odběratelských faktur.

Oddělení marketingu

Toto oddělení bude mít dva vrcholy své činnosti. Prvním z nich bude období krátce po zahájení činnosti firmy, kdy bude jeho úkolem připravit nabídkový katalog, který bude nezbytný pro řádné fungování firmy. Další vrchol přijde v období těsně před účastí na veletrhu fiktivních firem. Oddělení bude ve spolupráci s obchodním oddělením provádět revizi katalogu, přidávat nové zboží, připravovat veletržní akce a zajišťovat výzdobu stánku.

Toto oddělení by rovněž mělo zajistit logo firmy a obchodní slogan. Tvorba obchodního sloganu je ideální příležitostí vyzkoušet si brainstorming v praxi. Pod toto oddělení by měla spadat i tvorba webových stránek a jejich aktualizace.
Ing. Ivana Zemanová